1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali dei partecipanti al Concorso “Soleo Glow” (di seguito: il “Concorso”) è Aroma Trend Sp. z o.o. (NIP: 5342408853; KRS: 0001082691) (di seguito: il “Titolare”) – contatto per questioni relative al RGPD: contact@soleoglow.com. Il Concorso è gestito dall’Organizzatore (Komar Group Maciej Komarczuk, NIP: 526-259-76-80; ul. Puławska 255/16, 02-740 Varsavia), che tratta i dati dei partecipanti esclusivamente in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’Art. 28 del RGPD, per conto e in nome del Titolare.

Per questioni relative alla protezione dei dati personali, si prega di contattare il Titolare:

• via e-mail: contact@soleoglow.com
• per iscritto: Aroma Trend Sp. z o.o., ul. Sławęcińska 4, Macierzysz, 05-850 Ożarów Mazowiecki, Polonia

2. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati

I dati personali dei partecipanti al Concorso sono trattati per le seguenti finalità e sulle seguenti basi giuridiche:

2.1. Organizzazione e svolgimento del Concorso

Base giuridica: Art. 6(1)(a) RGPD (consenso del Partecipante espresso mediante l’adesione al Concorso) e Art. 6(1)(c) RGPD (obblighi di legge, inclusi quelli fiscali e contabili); per quanto riguarda la gestione dei reclami – Art. 6(1)(d) RGPD (protezione degli interessi vitali del Partecipante). Art. 6(1)(f) RGPD (legittimo interesse del Titolare – organizzazione e svolgimento del Concorso, accertamento ed esercizio di diritti o difesa in giudizio, gestione dei reclami, archiviazione e finalità statistiche) e Art. 6(1)(c) RGPD (obblighi di legge, inclusi quelli fiscali e contabili).

• registrazione delle domande e verifica delle condizioni di partecipazione,
• selezione dei semifinalisti e dei finalisti,
• organizzazione del viaggio finale a Ibiza,
• pagamento dei premi e adempimenti fiscali.

2.2. Marketing e promozione del marchio Soleo

In relazione alle finalità descritte in questa sezione. Base giuridica: Art. 6(1)(a) RGPD (consenso) – per quanto riguarda la pubblicazione dell’immagine, dei contenuti UGC e dei materiali dell’evento nei canali del marchio Soleo.

• pubblicazione dei materiali video inviati (UGC) nei canali social media del marchio,
• utilizzo dell’immagine dei partecipanti in materiali promozionali,
• distribuzione dei contenuti dell’evento finale a Ibiza.

2.3. Votazione pubblica

Base giuridica: Art. 6(1)(a) RGPD (consenso) e il legittimo interesse del Titolare (Art. 6(1)(f) RGPD) – organizzazione della votazione sulla Landing Page.

3. Ambito dei dati trattati

Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi: nome, cognome o alias/nickname,
• dati di contatto: indirizzo e-mail, numero di telefono (facoltativo), indirizzo di consegna per il pacchetto Glow Kit (per i semifinalisti),
• dati del profilo social media: nome del profilo sulle piattaforme Instagram / TikTok / Facebook,
• immagine: foto e registrazioni video inviate come partecipazione al concorso o realizzate durante l’evento finale,
• dati sull’attività professionale (solo B2B): nome del salone/azienda, posizione, dettagli dell’indirizzo.

4. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali dei partecipanti sono conservati per il seguente periodo:

• per tutta la durata del Programma e per il tempo necessario alla sua liquidazione e alla gestione di eventuali reclami – non meno di 12 mesi dopo la fine del Programma,
• per quanto riguarda gli adempimenti fiscali – per il periodo richiesto dalla legge (di norma, 5 anni dalla fine dell’anno fiscale),
• per quanto riguarda i contenuti UGC e l’immagine – per la durata del consenso concesso, ma non oltre i 3 anni dalla fine del Programma, a meno che il partecipante non revochi il consenso in precedenza.

5. Destinatari dei dati

I dati dei partecipanti possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari:

• fornitori di servizi tecnici e di hosting (gestore della Landing Page, sistemi CRM, sistemi di mailing),
• agenzie di marketing e produzione che collaborano all’organizzazione del Programma,
• società di corriere e logistica (per quanto riguarda la consegna dei pacchetti Glow Kit),
• agenzie di viaggio e hotel (per quanto riguarda l’organizzazione del viaggio finale),
• autorità pubbliche – esclusivamente nei limiti previsti dalla legge.

Il Titolare informa che, in relazione all’utilizzo da parte dei partecipanti delle piattaforme di social media (Instagram, TikTok, Facebook), i dati personali dei partecipanti possono essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base di clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, che costituiscono garanzie adeguate ai sensi dell’Art. 46 del RGPD.

6. Diritti dei partecipanti

Ogni partecipante ha i seguenti diritti in relazione al trattamento dei propri dati personali:

• diritto di accesso ai dati (Art. 15 RGPD),
• diritto di rettifica dei dati (Art. 16 RGPD),
• diritto alla cancellazione dei dati (Art. 17 RGPD) – il cosiddetto „diritto all’oblio”,
• diritto di limitazione del trattamento (Art. 18 RGPD),
• diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 RGPD),
• diritto di opposizione (Art. 21 RGPD),
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento – senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca,
• diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (ad es. il Garante per la protezione dei dati personali).

Per esercitare i diritti sopra citati, si prega di contattare il Titolare all’indirizzo: contact@soleoglow.com

7. Cookie e Analisi 

La Landing Page del Programma (soleoGlow.com) utilizza i cookie allo scopo di:

• garantire il corretto funzionamento del modulo di registrazione e del modulo di votazione,
• analisi del traffico e ottimizzazione delle campagne (Meta Pixel, TikTok Pixel, Google Analytics),
• retargeting nelle campagne a pagamento Meta Ads e TikTok Ads.

Informazioni dettagliate sui cookie sono disponibili nella Cookie Policy sulla Landing Page.

8. Sicurezza dei dati

Il Titolare applica misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita o distruzione, in particolare:

• crittografia della trasmissione dei dati (SSL/TLS),
• controllo degli accessi ai sistemi di trattamento dei dati,
• formazione regolare del personale sulla protezione dei dati personali.

9. Modifiche alla Privacy Policy

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente Privacy Policy. Eventuali modifiche saranno pubblicate sulla Landing Page del Programma con un preavviso adeguato. La prosecuzione della partecipazione al Programma a seguito dell’introduzione delle modifiche ne costituisce l’accettazione.

10. Contatto

Tutte le domande e le richieste riguardanti il trattamento dei dati personali all’interno del Concorso “Soleo Glow” devono essere indirizzate al Titolare (Organizzatore):

• E-mail: contact@soleoglow.com
• Indirizzo postale: Aroma Trend Sp. z o.o., ul. Sławęcińska 4, Macierzysz, 05-816 Ożarów Mazowiecki, Polonia

La presente Privacy Policy è efficace dal 16 marzo 2026.